Politique de confidentialité

Qui est responsable de quoi

Sojago est une plateforme de gestion locative destinée aux agences immobilières et administrateurs de biens. Deux rôles se distinguent, et ils n'ont pas les mêmes responsabilités.

Pour les données des locataires, des bailleurs, des biens, des baux et des paiements : l'agence utilisatrice décide de ce qu'elle enregistre et pourquoi. Elle en est responsable. Sojago agit comme prestataire technique et traite ces données pour le compte de l'agence.

Pour les comptes utilisateurs, la facturation de l'abonnement, la sécurité de la plateforme et la mesure d'usage du produit : Sojago est responsable du traitement.

Si votre demande concerne des données saisies par une agence — votre bail, vos loyers, votre fiche locataire — adressez-vous d'abord à cette agence : c'est elle qui les détient et les gère. Pour toute autre question : [email protected] - +223 74 05 85 22.

Données collectées

Nous collectons uniquement les informations nécessaires au fonctionnement du service, à la facturation et à la sécurité de la plateforme.

• Données de compte : nom, numéro de téléphone (identifiant de connexion), adresse e-mail si elle est renseignée, mot de passe sous forme de hachage, rôle dans l'agence, agence de rattachement.
• Données de l'agence : nom, adresse, téléphone, e-mail, logo, numéros NIF et RCCM lorsqu'ils sont renseignés.
• Données des bailleurs et locataires : nom, téléphone, e-mail, adresse et numéro de pièce d'identité, lorsque l'agence les renseigne.
• Données locatives : biens, logements, baux, montants de loyer et de caution, périodes de loyer, révisions, fins de bail et régularisations.
• Données financières : opérations encaissées et versées, affectations de loyer, soldes de compte, caisses, commissions, factures d'abonnement et quittances.
• Documents générés : quittances de loyer, reçus de caution et bordereaux de versement, produits en PDF par l'application.
• Fichiers que vous téléversez : le logo de l'agence, conservé avec le compte, et les fichiers de reprise de données (.xlsx, .xlsm) que l'agence importe. Un fichier d'import est lu pour créer les fiches et les écritures qu'il contient.
• Données techniques : adresse IP et navigateur associés à votre session, journaux d'accès, cookies et mesure d'usage.
• Communications : messages WhatsApp envoyés par l'agence (numéro destinataire, modèle utilisé, contenu, statut de remise) et échanges avec le support.

Ce qui est obligatoire et ce qui ne l'est pas

Pour créer un compte, le nom, le numéro de téléphone et le mot de passe sont obligatoires : ils servent à vous identifier et à vous connecter. Sans eux, le compte ne peut pas être créé.

Pour créer une agence, le nom, l'adresse et le téléphone de l'agence sont obligatoires ; ils figurent sur les quittances et les reçus. L'adresse e-mail, le NIF et le RCCM sont facultatifs : ne pas les renseigner n'empêche pas d'utiliser Sojago.

Pour les fiches des locataires et des bailleurs, c'est l'agence qui décide des informations qu'elle enregistre et de celles dont elle a besoin pour son activité.

Finalités

Les données ne sont traitées que pour les finalités suivantes.

• Fournir le service de gestion locative, gérer les comptes et exécuter le contrat conclu avec l'agence.
• Émettre les factures d'abonnement et satisfaire aux obligations comptables.
• Sécuriser la plateforme, prévenir la fraude et assurer la continuité du service.
• Mesurer l'usage du produit pour l'améliorer, dans les conditions décrites plus bas.
• Envoyer les messages liés au service : quittances, reçus et rappels de loyer. Sojago n'envoie pas de messages de prospection commerciale.

Sous-traitants et services tiers

Nous faisons appel à des prestataires pour héberger et exploiter la plateforme. Ils traitent les données pour notre compte et selon nos instructions.

• Hébergement et infrastructure cloud.
• Base de données PostgreSQL gérée.
• Stockage de fichiers S3-compatible (Cloudflare R2) pour le logo de l'agence et les documents PDF générés (quittances, reçus, bordereaux).
• Messagerie WhatsApp : la plateforme WhatsApp Business de Meta, à laquelle Sojago transmet directement les messages. Le numéro destinataire et le contenu du message transitent nécessairement par ce service.
• Mesure d'audience et analytics produit : PostHog, sur son infrastructure européenne.
• Supervision et suivi d'erreurs : Sentry, sur son infrastructure allemande.
• Au sein d'une agence, les données sont accessibles aux membres de cette agence selon les droits que l'agence leur attribue. Aucune agence n'a accès aux données d'une autre agence.
• Une équipe technique restreinte de Sojago peut accéder aux données pour le support et la maintenance. Ces accès sont journalisés.

Transferts hors du Mali

Une partie des traitements a lieu en dehors du Mali, parce que les prestataires ci-dessus opèrent depuis d'autres pays. À notre connaissance : la mesure d'usage est traitée dans l'Union européenne, le suivi des erreurs en Allemagne, et l'acheminement des messages WhatsApp implique l'infrastructure de Meta hors du Mali.

L'encadrement formel de ces transferts au regard du droit malien fait l'objet d'un examen juridique distinct. Cette page sera mise à jour lorsque ces éléments seront établis.

Durée de conservation

Les données sont conservées tant que le compte est actif et aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service.

Les règles ci-dessous sont celles réellement appliquées par l'application. Ce sont nos règles de fonctionnement ; les durées légales applicables au Mali font l'objet d'une validation juridique distincte et seront précisées ici ensuite.

• Historique financier et comptable — loyers, cautions, paiements et versements aux bailleurs, commissions, factures, quittances : conservé sans suppression automatique. C'est la mémoire comptable de l'agence et du bailleur, et sa suppression rendrait les comptes invérifiables.
• Journal des accès et des droits — qui a créé un compte, attribué un rôle, ouvert une session de support : conservé 36 mois, puis supprimé automatiquement.
• Journal des opérations courantes — créations et modifications de fiches, de baux et de biens : conservé 24 mois, puis supprimé automatiquement.
• En cas de demande de suppression, les informations d'identification peuvent être supprimées ou remplacées par des valeurs anonymes tout en conservant les écritures comptables associées, qui doivent rester justifiables.

Sécurité

Les mesures suivantes sont en place dans l'application.

• Chiffrement des échanges en transit (HTTPS/TLS), avec HSTS en production.
• Mots de passe stockés sous forme de hachage, jamais en clair.
• Cloisonnement par agence vérifié côté serveur à chaque lecture et à chaque écriture, et non côté navigateur.
• Droits d'accès par rôle au sein de l'agence, définis par l'agence elle-même.
• Journalisation des actions sensibles, avec masquage des valeurs personnelles dans le journal.
• En-têtes de sécurité appliqués à toutes les réponses, et interdiction de mise en cache des pages authentifiées.

Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'opposition, et de suppression ou de verrouillage de vos données, dans les cas prévus par la loi malienne.

Certaines données ne peuvent pas être supprimées sur simple demande lorsqu'elles sont nécessaires à une obligation comptable ou légale, ou à la preuve d'un paiement. Dans ce cas, nous vous expliquons ce qui est conservé et pourquoi.

Vous pouvez également adresser une réclamation à l'Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP) au Mali.

Comment exercer vos droits

Si vos données sont gérées par une agence immobilière (fiche locataire, bail, paiements), adressez votre demande à cette agence : c'est elle qui les détient. Sojago l'assiste si besoin.

Pour un compte utilisateur Sojago, ou si vous ne parvenez pas à joindre l'agence, écrivez à [email protected] ou appelez le +223 74 05 85 22.

Pour traiter la demande, nous devons nous assurer que vous êtes bien la personne concernée. Nous pouvons donc vous demander de confirmer un élément que nous détenons déjà, par exemple le numéro de téléphone enregistré. Cette vérification protège vos données contre une demande frauduleuse.

La page « Vos données et vos droits » détaille la procédure et ce qui peut être supprimé ou conservé.

Cookies, stockage local et mesure d'usage

Sojago dépose sur votre appareil les éléments nécessaires au fonctionnement du service : un cookie de session pour vous maintenir connecté, et un stockage local pour vos préférences d'affichage et le fonctionnement hors-ligne de l'application. Ces éléments sont indispensables et ne servent pas à la publicité.

Nous mesurons également l'usage du produit pour comprendre quelles fonctions sont utilisées, où les utilisateurs rencontrent des difficultés et ce qu'il faut améliorer. Cette mesure enregistre des pages consultées, des actions, des compteurs, le type d'appareil et de navigateur, ainsi qu'un identifiant de mesure déposé sur votre appareil. Les montants y sont remplacés par des tranches, jamais par des valeurs exactes. Elle peut aussi comprendre des enregistrements de navigation, qui montrent les écrans et les actions effectuées : les noms, coordonnées, montants et saisies y sont masqués sur votre appareil, avant tout envoi.

Nous utilisons par ailleurs un service de suivi des erreurs pour détecter et corriger les pannes. Un rapport d'erreur contient la page concernée, le détail technique de l'erreur, votre navigateur et votre appareil, ainsi qu'un identifiant interne de compte. Il ne contient ni votre nom, ni vos coordonnées, ni votre adresse IP, ni le contenu de vos données ou des formulaires que vous envoyez.

Pour vous opposer à la mesure d'usage, écrivez-nous à [email protected] ; la demande est traitée manuellement. Bloquer les cookies ou le stockage local depuis les réglages de votre navigateur ne suffit pas à l'interrompre : la mesure se poursuit sans identifiant conservé d'une visite à l'autre.

Contact

Pour toute question relative à la confidentialité ou à vos données personnelles, écrivez à [email protected] ou appelez le +223 74 05 85 22.